概述

如果需要制作成百上千张邀请函、成绩通知单等单页，而且每张邀请函或通知单上都是针对不同的人物、录入不同的内容，然后打印出来，再发送给不同的对象，看起来工作量挺大，但是如果使用Word的邮件合并功能，也是分分钟的事情。一起来操作看看。

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第一步：建立Excel源数据表格

例如，需要制作学生的成绩通知单，每张通知单对应不同的学生，而且通知单上录入该学生不同科目的成绩和总分。第一步要做的是建立一个Excel表格（可以命名为\"成绩单\"），在Excel表格中把学生的姓名、科目成绩和总成绩录入清楚。

第二步：设计Word文档“通知单”

建立一个Word文档，可以命名为\"通知单\"，设计出成绩通知单，空出学生姓名、各科成绩和总分。

第三步：开始批量制作

成绩单设计好后，点击邮件选项卡—开始邮件合并组—开始邮件合并—邮件合并分布向导，跟着向导一步一步制作。

第1步

在右侧将打开邮件合并设置窗口，第1步：点选默认的\"信函\"，再点击\"下一步：开始文档\"。

第2步

点选默认的\"使用当前文档\"，再点击\"下一步：选择收件人\"。

第3步

点选默认的\"使用现有列表\"，再点击下方的\"浏览\"。

接着，将打开\"选取数据源\"窗口，找到之前建立的\"成绩单\"Excel表格，再点击\"打开\"。

接着，将弹开\"成绩单\"Excel表格中有的各个工作表，选择成绩数据所在的工作表，\"数据首行包含列标题\"这一项保持默认勾选，再点击\"确定\"。

接下来还会弹出一个窗口，保持全部数据勾选，点击\"确定\"。

这一步就完成了，点击\"下一步：撰写信函\"。

第4步

先把光标置于预留的学生姓名空白处，点击右侧的\"其他项目\"。

则将打开一个\"插入合并域\"窗口，保持默认选择\"数据库域\"，因为插入点是需要输入学生姓名，所以在\"域\"列表中选择\"姓名\"，再点击\"插入\"。

可以看到，在光标所在的位置多了一个《姓名》域。

同样的操作，把光标放在语文成绩下方的空白单元格中，也是点击\"其他项目\"，在打开的\"插入合并域\"窗口中选择\"语文\"，再点\"插入\"。

同样，得到一个《语文》域。

无需多言，使用同样的操作，得到《数学》、《英语》、《总分》各个域。

各个域设置完成后，点击\"下一步：预览信函\"。

则在之前插入域的地方可以看到某个学生的各科成绩和总分。

可以点击\"收件人\"前后的左右箭头，预览一下其他学生的信息是否正确。

确认无误后，点击\"下一步：完成合并\"。

第6步

点击\"编辑单个信函\"。

则将弹出一个\"合并到新文档\"窗口，保持默认选择\"全部\"，点击\"确定\"。

接着，将自动生成另一个名为\"信函1\"的Word文档，其中就是每一名学生单独的成绩单了。例如，有50名学生，则新生成的文档就将有50份不同的成绩单。把这个新的Word文档执行保存，也就得到了最终结果。

总结

整个操作到此结束，这也许是邮件合并最简单的用法，不过相当的实用。下次需要制作批量的文档时，不妨考虑一下Word的这一功能。