在企业经营过程中，总会出现一些涉及商业机密或其他重要敏感问题的电子文件。这些文件通常仅供部分高级别的领导人员查阅和使用，而对一般员工来说，这些文件不仅不能用，最好都不知道有这些文件的存在。

“不知道文件的存在”这一操作如何实现呢？

最简单的方法就是单独建立“重要文件组”，把所有重要文件都存放在组里。

如果是重要度没那么强，或者不适合为这些重要文件单独建组，在分配权限时，可使用“文件夹禁止权限”。

以上两种方法都适用于多可文档管理系统和多可档案管理系统的用户。

而如果您使用的是多可知识管理系统，那么还可以考虑采用“文件密级”这项知识管理系统独有的功能。

下面简单介绍一下这三种方法：

方法一 建立重要文件组

您可以在系统内建立一个独立的组，专门用来存放重要文件。这就如同对这批重要文件进行隔离，能简单粗暴但有效的把重要文件和非重要文件隔离开来。

您只需要：

1、建组；

2、在组下建立文件夹；

3、通过组授权方式给相关人员授权。

以后所有上传的文件都始终只有授权了的人才能看到。其他无关人员因为不在这个组里，看不到这个组，因此根本不可能知道、不可能接触到、更不可能使用这些文件。

隔离始终是最有效的手段，对流行病的防控是这样，对重要文件的保管来说也是一样。

图例1：重要文件组